生活

就活の電話で面接予約をする時のかけ方は?担当者が不在の時はどうする?

早ければ高校卒業後、もしくは短大や大学卒業後に多くの人が経験するであろう就活。

アルバイトで経験は多少するものの、本格的に就活となるとやはり緊張しますよね。

最近はWEBで面接予約が手軽にできるようになってきてますが、電話での予約も可能です。

声で相手に伝えると印象に残りやすくなりますからね。

そこで今回は、電話で面接予約する際に注意すべきことや意識することについて紹介していきます。

今後、就活をスタートされる方にとって少しでもプラスになったら幸いです。

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就活の電話で面接予約をするときのかけ方は?

敬語表現で丁寧な印象を与えましょう!

「お忙しいところ、恐れ入ります。わたくし、○○大学の○○○○と申します。
面接予約の件でお電話させて頂いたのですが、採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」

相手が担当者に変わったら

「わたくし、○○大学の○○○○と申します。

お忙しいところ、恐れ入ります。面接予約の件でお電話させて頂いたのですが、ただ今、お時間よろしいでしょうか。

◯月◯日◯時に空きがございましたら、ぜひ面接予約をお願いしたいのですが。」

 

相手の返答の違いがあるので、一語一句同じでなくて構いません。

こんな流れだな、と頭に入れて電話をかければ大丈夫ですよ。

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就活の面接予約の担当者が不在だったときは?

担当者が席を外している場合、

「担当者は席を外しておりますので、戻り次第ご連絡差し上げます。」

と、言われると思います。

この時、相手から折り返し連絡をもらっても自分が電話に出られそうにない時などは、担当者の戻る時間を聞いて、

「こちらから改めて○時頃にご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?」

等と伝えましょう。

担当者の名前を聞いておけば次にかけるときにスムーズですね。

「採用担当者様のお名前と、電話可能な時間帯を教えていただけますでしょうか?」

と聞いておきましょう。

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電話をかけるときの基本は?

筆記用具とメモ帳の準備を忘れない!

これは社会人になるうえで、基本の「キ」にあたる行為となります。

面接の日程や持ち物、当日の服装など担当者から指示があるので忘れないようにメモをとっていきます。

聞き取ったら二度と忘れないような脳の仕組みになっていれば便利ですが、すぐに忘れちゃいますよね。

みんな寝た次の日には大体のことは忘れてしまいます。

就職してからもメモをとるシーンは幾度となくあるので、メモをとる習慣は身に付けておいた方がデキるビジネスパーソンへと成長していきます!

電話をかけたら自分から先に切らない!

これは意外と分からなくなってしまう方が多いかもしれません。

友人同士の電話でのやりとりでも、切るタイミングに困ったことはあるかと思います。

ビジネスシーンだと電話をかけた方が先に切るというのが基本となりますが、就活で企業に電話をした場合は先に切らずに、企業が電話を切るのを待つようにしましょう!

話終わったからといって、間髪入れず電話を切ってはいけませんよ。

明るくハキハキと喋る

これは日常会話でもそうですが、暗い感じで声が小さい人とコミュニケーションはとりたくないですよね。

明るくハキハキ元気よく喋る方とコミュニケーションをとった方が好印象となります。

就活は電話応対の時にすでに査定は始まっているので、電話時にハキハキ元気よく応対できた方が面接の時に有利となります。

この人と話したいと思わせるようなコミュニケーションをとりましょう!

電話をかけるタイミングに気をつける

始業時間は企業によって異なってきますが、事前に先方の始業時間や終業時間を確認してから電話をするようにしましょう!

始業時間直後や昼休み前後、終業時間間際は仕事が立て込んでいる可能性が高いのでこの時間帯に電話するのは避けたいですね。

また、休日明けの午前中は忙しい場合が多いので、緊急でなければ午後にした方が無難です。

時間に配慮して丁寧な応対を心がけていきましょう!

結論を先に伝える

これは、社会人になってからも必要となるコミュニケーションスキルの一つです。

特に上司に仕事の状況等を伝える時は、結論から先に述べると分かりやすく短時間で伝わります。

就活で企業に電話する際にも、結論から先に伝えると話を聞いてもらえやすくなります。

一番伝えたいことを端的に述べることで面接予約もスムーズにすることが可能となります。

相手の状況を確認する

アポイントをとっているわけではないので、電話先の相手が仕事をしていると想定して電話をかけましょう。

なので、切り口としては「お忙しいところ恐れ入ります」や、「お忙しいところ失礼いたします」といった言い回しで要件を伝えたいですね。

これは、ビジネスにおいてのみならず普段の対人のコミュニケーションにも通じます。

相手の立場に立って考えるということです。

静かな場所で電話をする

これはみんなが共感することだと思いますが、電話をかけるときは静かな場所で電話をかけるようにしましょう!

電車の中とかは論外ですが(笑)。

例えば道路で工事をしている付近で電話をしたり、ショッピングモールやイベント開催している賑やかな場所で電話をするのは控えましょう。

雑音が多いところで話すと、そもそも聞き取れないですしね。

就活の面接予約をするという認識を強く持って、真剣さを電話越しで伝えるように意識しましょう!

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まとめ

何事も初めての経験って緊張しますよね。

学校でみんなと同じように勉強して、いざ就活となると敬語表現で普段の自分から変化させる必要が出てきます。

人間は変化するのが嫌いな傾向がありますが、社会人になる自分という一面も知ることができるというポジティブな気持ちで就活に臨んでもらいたいですね。この記事が就活で少しでも役に立つと幸いです。

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