就職活動中はやることが沢山あってバタバタしますよね。
そんな中、企業から電話がきたのに出られなかったとき、折り返した方がいいのか悩んでしまいます。
留守電にしていなかった、もしくは留守電にしていてもメッセージが入っていなかったときの対処法をご紹介します。
不在着信は留守電にメッセージがなくても折り返すべきか
そのまま放っておいても、企業から再度電話は掛かってきますが、先方の番号が分かっていてこちらから折り返せる場合は、学生側から折り返すのがいいと考えます。
応募者から提出された応募書類など、限られた判断材料で選考を進めます。
そのため、応募者の電話対応から受ける印象は大きな影響を与える可能性があるため、好印象とマナーのある対応をしましょう。
就活中の不在着信の折り返し方は？
慌てて折り返さず、準備や手順を再確認しましょう。
・筆記用具、スケジュール帳、メモ用紙など準備
聞き忘れてしまうことがないように、メモを取りながら確認するためです。
・電波がよく雑音が入らない場所を選ぶ
ガヤガヤしている場所などは、聞こえにくかったり、相手にも失礼になります。
・企業側の迷惑にならない時間を選ぶ
始業直後、お昼時間、終業間際は避けましょう。
・自分の名前を名乗る
「お忙しいところ失礼致します。」とあいさつも忘れずに！
・要件を伝え、担当者に取り次いでもらう
「○○の件で電話いたしました。○○部の△△様にお取次ぎいただけないでしょうか」
・担当者につながったら
「○○様でいらっしゃいますね」と確認した後、もう一度自分の名前を伝え
「お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認する。
「本日は○○の件で電話しました」と伝える。
・相手の返答を確認しながら、大事なことは繰り返す
返事はハキハキと！○○ということですね。と確認を。
・電話が終わったら
「本日はお忙しい中ありがとうございました。失礼致します。」とお礼を伝え、相手側が電話を切ったのを確認して切る。
※相手が不在の場合
「何時ごろお戻りでしょうか？」と確認し、何時ごろと言われたら
「ありがとうございます。では、また○時にあらためてお電話させていただきます」
こちらからあらためてお電話しますと言われても、自分からかけ直すように申し出ます。
最後は必ずお礼とあいさつを忘れないようにしましょう。
電話で話すときのポイントは？
・緊張してしまっても早口にならず、ハキハキ話すことを心掛ける
・顔が見えない分、明るい口調で話す
・つながらない時は、時間をおいて掛け直す(しつこすぎないように2～3回くらい)
・あいさつやお礼を忘れない
まとめ
就職活動において、まず第一関門となる電話マナー。
大事なポイントをしっかりマスターしたいですね。
企業側も緊張しているのくらいお見通しですから、多少言葉がカミカミになってしまっても慌てずに落ち着いて、話すようにしましょう。
元気がなかったり自信なさそうに話していると、そんなつもりはなくても相手にマイナスなイメージを与えてしまいます。
電話も自分をアピールする大事な場面なので頑張りましょう！
そして、電話マナーは就職活動だけでなく、社会にでた後も必ず役に立つので今のうちから慣れておくといいですね。
